AIに入れてはいけない情報の見分け方
「AIに、何を入れたらいけないんですか」
研修で、いちばん多くいただく質問です。
便利なのは分かった。でも、お客様の情報を入れて大丈夫なのか。社内の資料はどうなのか。そこが分からないから使えない、という声をよく伺います。
一方で、研修の場でお話を伺うと、職員さんが個人のアカウントで、すでに仕事に使っている職場も少なくありません。会社として決める前に、現場では使われ始めている。これが今の実態だと感じています。
この記事では、AIに入れていい情報といけない情報の見分け方を、順番にご紹介します。
まず確かめるのは「どのAIに入れるか」
見分け方の話をする前に、大事な前提があります。
同じ情報でも、どのAIに入れるかで扱いが変わります。
AIのサービスには、大きく分けて「個人向けのプラン」と「法人向けのプラン」があります。法人向けのプランでは、入力した内容を学習に使わないことや、データの扱いが契約で決められていることが一般的です。個人向けのプランは、そうした取り決めが法人向けほど整っていません。
ですので、最初にやることは「自分たちが使っているAIは、どちらのプランか」を確かめることです。
見るのは「プラン名」と「管理画面」
確かめ方は、それほど難しくありません。
- プラン名を見る：アカウントの設定画面で、契約しているプランの名前を確認します。各社のサイトで、そのプランが個人向けか法人向けかが分かります
- 管理画面があるかを見る：法人向けのプランには、誰がアカウントを持っているかを一覧で見られる管理者用の画面があります。これがなければ、個人向けのプランです
よくある思い込み
確かめるときに、よく出てくる思い込みが2つあります。
1. 「会社のカードで払っているから、法人契約のはず」
支払い方法では判断できません。会社のカードで個人向けのプランを契約している例は、実際によくあります。その場合も、適用されるのは個人向けの規約です。
2. 「会社のメールアドレスでログインしているから大丈夫」
会社のアドレスでログインしていても、個人向けのプランであれば、個人向けの扱いになります。判断の決め手は、あくまでプラン名です。
もう1つ、設定画面にある「入力した内容を学習（モデルの改善）に使う」というスイッチにも注意が必要です。これをオフにしても、それは「学習に使わない」という意味で、「保存されない」という意味ではありません。
情報を3つに分けて考える
使っているAIのプランが分かったら、次は情報の中身です。迷わないように、3つに分けて考えます。
入れてはいけない情報
会社として法人向けの契約が整うまでは、次のような情報は入れません。
- お客様・利用者さんの氏名、住所、生年月日、連絡先
- 健康状態や家庭の事情など、特にデリケートな情報
- 社員・職員の個人情報
- 取引先の情報や、契約の中身
- 名簿など、社内の資料
また、パスワードやログイン情報は、契約の種類にかかわらず入れません。
手を加えれば入れてよい情報
たとえば記録や報告書の下書きをAIに整えてもらいたいときは、名前を「Aさん」に置き換え、住所や日付など人が特定できる部分を除いてから入れます。
ひと手間かかりますが、これだけで使える場面はぐっと広がります。
入れてよい情報
- 公開されている制度やマニュアルの文章
- 個人や会社が特定できない、一般的な文章
- 文書のひな形づくりや、アイデア出し
最初はこの範囲から始めるだけでも、十分に効果を感じていただけます。
迷ったときの3つの約束
それでも、現場では迷う場面が出てきます。そんなときのために、次の3つを覚えておいてください。
1. 迷ったら、入れない
2. AIには下書き・ひな形づくりを任せる（完成品を作らせない）
3. AIが出したものは、必ず人の目で確かめる
特に1つめは、いちばんシンプルで、いちばん効きます。
職場として決めておくこと
ここまでの内容は、一人ひとりが気をつけるだけでは続きません。職場として、A4一枚で構わないので、次の3つを決めておくことをおすすめしています。
1. 使ってよいAIサービス（サービス名とプラン）
2. 入れてよい情報・入れてはいけない情報の一覧
3. どうしても例外が必要になったときに、誰に確認するか
そして、決めたものが形だけにならないように、
- 年に1回、見直す日
- 見直しを担当する人
- 新しく入った人に伝える場面
も一緒に決めておきます。「この紙に書いていないものは入れない」としておけば、現場で迷う時間も減ります。
まとめ
- 最初に確かめるのは、使っているAIが「個人向け」か「法人向け」か
- 判断の決め手はプラン名と管理画面。支払い方法やメールアドレスでは判断できない
- 情報は「入れてはいけない」「手を加えれば入れてよい」「入れてよい」の3つに分けて考える
- 迷ったら入れない。AIには下書きを任せ、出したものは人が確かめる
- 職場として、A4一枚のルールと、見直す日・担当者を決めておく
コ・リクリエ・プラスでは、こうした職場のAI利用ルールづくりや、職員の皆さま向けの研修もお手伝いしています。「うちの使い方は大丈夫だろうか」と気になった段階でも、お気軽にご相談ください。
